第 2682 期(2016 年 1 月 17 日) ◎ 各司其職 ◎ 志仁
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通常,教會執事會的職位都操作了四、五十年,即是說今天文書的工作要求和過往四、五十年前很大機會仍是一脈相承,文書的職責是按時和主席商討後就發出議程、會議記錄、開會通知書等等。對於上世紀七零至九零年代,這類文書工作的確是很好的了;那時電腦沒有普及,中文打字、影印、傳真更需要往專門商舖處理,而最明顯的不同,是當時社會上的人際關係沒有那麼緊張,大部分的事奉人員的時間較充裕,會友多是教師、護士、學生、家庭主婦,個個宅心仁厚,包容性高,對於開會時間、承諾跟進的工作很認真謹慎,對別人也較多支援等等。在這個環境下,文書的工作清楚地記錄會議內容和議決已經很足夠了。一個沒有精神緊張的社會,就不需要太多白紙黑字的覆函和核實,簡簡單單就是理想邦。
今天,因着社會的形態更具競爭,更專業,更問責,在教會內發生的事情更需要「寫清寫楚」,否則,很多問題都因不記得解決而循環再現,很多會議內容都乏人跟進。但教會的運作又要與時並進,更透明,更準確,更問責,這不是對與錯的問題,而是歷史走到這關口,我們要共同面對和處理這些情況。
時代不同了,堂主任和執事會應該好好使用文書筆寫春秋的能耐。文書不是要創作,而是要記錄大家商討過的事情,有根有據,使到我們這一隻漂洋過海的大船有所定向。文書的職責除了準確和按時完成議程和會議記錄,也應該要令到會議正常舉行,沒有遲到、早退或記錯了會議日期、時間和地點等,按時提醒與會者提交跟進報告,協助堂主任或牧師撰寫公函通告,告之教友大會召開日期,法定日期前寄出公函等等。文書需制定一張全年工作流程表,緊貼事前提醒事奉人員,就對聖工大有裨益。
今日,堂主任、教牧同工們在核實會議、跟進會議、撰寫通告公函等事情上用了很多時間。但以上的工作又的確需要準確執行,這些工作如果能交託文書處理,各司其職,教牧同工會有更多時間牧養羊羣。這樣,耶穌基督這位大牧人也會多謝你這位文書所付出的辛勞。
下次題目:慳家不是教會理財之本