筆寫教會春秋―文書

第 2682 期（2016 年 1 月 17 日）
◎　各司其職　◎　志仁

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　　當執事會屆度完畢，要改選的時候，候選執事們就會自己思量或一起討論，究竟哪些崗位較容易擔任，當然，這個「較容易」是指付出的時間和專業程度。相比之下，佈道、關顧、總務等工作要硬性上崗的時間較多，會計、崇拜等事務又牽涉較專門的知識；於是，眾人認為文書一職就比較容易擔任，基本要求就是寫好一份會議記錄，並且只要在下次會議之前派發（甚至會議之時派發）就可以了。這是很普遍的想法，也是普遍的現況。但當回到最基本的職分，他的文書之職要做些甚麼呢？

　　通常，教會執事會的職位都操作了四、五十年，即是說今天文書的工作要求和過往四、五十年前很大機會仍是一脈相承，文書的職責是按時和主席商討後就發出議程、會議記錄、開會通知書等等。對於上世紀七零至九零年代，這類文書工作的確是很好的了；那時電腦沒有普及，中文打字、影印、傳真更需要往專門商舖處理，而最明顯的不同，是當時社會上的人際關係沒有那麼緊張，大部分的事奉人員的時間較充裕，會友多是教師、護士、學生、家庭主婦，個個宅心仁厚，包容性高，對於開會時間、承諾跟進的工作很認真謹慎，對別人也較多支援等等。在這個環境下，文書的工作清楚地記錄會議內容和議決已經很足夠了。一個沒有精神緊張的社會，就不需要太多白紙黑字的覆函和核實，簡簡單單就是理想邦。

　　今天，因着社會的形態更具競爭，更專業，更問責，在教會內發生的事情更需要「寫清寫楚」，否則，很多問題都因不記得解決而循環再現，很多會議內容都乏人跟進。但教會的運作又要與時並進，更透明，更準確，更問責，這不是對與錯的問題，而是歷史走到這關口，我們要共同面對和處理這些情況。

　　時代不同了，堂主任和執事會應該好好使用文書筆寫春秋的能耐。文書不是要創作，而是要記錄大家商討過的事情，有根有據，使到我們這一隻漂洋過海的大船有所定向。文書的職責除了準確和按時完成議程和會議記錄，也應該要令到會議正常舉行，沒有遲到、早退或記錯了會議日期、時間和地點等，按時提醒與會者提交跟進報告，協助堂主任或牧師撰寫公函通告，告之教友大會召開日期，法定日期前寄出公函等等。文書需制定一張全年工作流程表，緊貼事前提醒事奉人員，就對聖工大有裨益。

　　今日，堂主任、教牧同工們在核實會議、跟進會議、撰寫通告公函等事情上用了很多時間。但以上的工作又的確需要準確執行，這些工作如果能交託文書處理，各司其職，教牧同工會有更多時間牧養羊羣。這樣，耶穌基督這位大牧人也會多謝你這位文書所付出的辛勞。

　　下次題目：慳家不是教會理財之本